בחירת המיקום הנכון של אירועים תהיה גורם מפתח בהצלחת האירוע שלך. אבל כאשר אתה להסתעף ולזהות בדיוק מה שאתה צריך, מציאת המיקום הנכון לא יהיה קשה.
כדי להתחיל, צור ציר זמן של אירוע כדי להישאר מאורגן. פעולה זו תייעל את תהליך התכנון ותקל עליך לצמצם את אפשרויות הבחירה שלך. בואו נבחן שישה קווים מנחים לבחירת המיקום הנכון של שיווק האירועים.
1. הגדירו את קהל היעד עבור האירוע עם חברת הפקות אירועים
ללא הקהל הנכון, אין סיבה לקיים אירוע שיווקי. גישה ברורה לאנשים שאליהם אתה מנסה להגיע תשפיע ללא ספק על בחירת המיקום שלך. אחרי הכל, קונצרט של ג'סטין ביבר ימשוך קהל שונה מאוד מאירוע של נסקאר.
השני שיש לקחת בחשבון הוא מספר האנשים שאתה מצפה להיות נוכחים. אם תבחרו מקום קטן מדי, המשתתפים ירגישו צפופים ולא יוכלו להישאר בסביבה. ומצד שני, בחירת מיקום גדול מדי יכולה לגרום לאירוע שלך להיראות גרוע. בעת שימוש באירוע קיים כמו קונצרט או פסטיבל, ודא שיש לך גישה נהדרת למשתתפים ואינך מוגבל לאזור נסחר בצורה גרועה.
2. תכנית הפקה מוגדרת מראש עבור אירוע עובדים עם חברת הפקות אירועים
חשוב להתחיל לתכנן את האירוע שלכם מתוך מחשבה על הסוף. מה המטרות שלך לאירוע? האם אירוע זה נועד להשיק שירות חדש, לספק חוויית מוצר ייחודית או לבנות מודעות למותג? שמור את יעדי האירוע בחזית ובמרכז כדי לסייע בהנחיית המיקום שבו ברצונך להפעיל.
באיזה סוג של ציוד תצטרך להשתמש? האם המקומות שאתה מסתכל עליהם יכולים להכיל? האם המקום שיש לך בראש לעבוד עם כל ספקים מועדפים? הם מציעים הנחות?
כדאי גם לזכור את העדפות המותג בעת התבוננות במיקומי אירועים. מהן הדרישות הלא סחירות שלך לאירוע שלך? תן דעתך לאווירה שאתה מנסה ליצור. האם יש לך דרישות ספציפיות מבחינת האופן שבו ברצונך לבנות את מרחב האירועים שלך?
3. שקלו את סוג האירוע
סוגים שונים של אירועים ידרשו מיקומים שונים. אתה מתכנן תעלול יחסי ציבור שדורש המון תנועה ברגל? או קמפיין ליצירת לידים שבו צוות האירוע יזדקק להזדמנות לדבר באריכות עם סיכויים פוטנציאליים?
ואל תשכח את המשתתפים שלך ואת הנוחות שלהם. האם האירוע שלך מגיע אליהם, איפה הם גרים, עובדים ומשחקים? או שהם יצטרכו לבוא אליך? האם המיקום נגיש בקלות לרוב האנשים? אם אתם עורכים כנס או תערוכה מקצועית, יש חניה זמינה? האירוע שלך צריך להיות ללא טרחה ואנשים צריכים להיות מסוגלים להשתתף בצורה חלקה.
4. הגדירו תקציב מראש
עם תקציב בלתי מוגבל, כל אחד יכול לתכנן אירוע גדול ולהפעיל במיקום החלומות שלו. עם זאת, בסקר שנערך בקרב 1,200 מתכנני אירועים, רבע מהנשאלים ציינו "תקציב מוגבל" כאתגר הגדול ביותר שלהם.
עם זאת, אין צורך לדאוג; אתה עדיין יכול לתכנן אירוע גדול גם אם אתה עובד עם תקציב קטן יותר. היו מציאותיים לגבי הכספים שלכם ותכננו אירוע שיישאר בפרמטרים אלה. לפעמים, תקציבים קטנים יותר יכולים להפיק תועלת משימוש בצוותי רחוב או בשיווק גרילה, שלשניהם יכולה להיות השפעה גבוהה עם עלות קטנה יותר.
אם אתם מתכננים כנס או אירוע הדורש מקום סטטי, ימים מסוימים בשבוע עשויים להיות פחות יקרים להזמנה. ומקומות מסוימים עשויים להיות מוכנים להוריד את העלות אם אתם מתכננים להשתמש בשטח שלהם לאירועים עתידיים. בשורה התחתונה, אל תפחדו לנסות לנהל משא ומתן על המחיר!
5. בקרו במקום האירוע ובחנו את הלוקיישן
במידת האפשר, בקר במיקומים שאתה שוקל לפני האירוע. מומלץ לבצע ביקורת באתרים ולבצע מעבר כדי להבטיח שתוכל לספק את חווית המותג המדויקת שאתה מתכוון אליה.
צמצם את הבחירות שלך לשלוש האפשרויות המובילות שלך ואפשר כשעה לבקר בכל אחת מהן. בדוק את הסביבה ולקבל תחושה עבור שכונות סמוכות ואטרקציות מקומיות. קבע את הכמות הממוצעת של תנועת הולכי רגל, זהה עסקים סמוכים ועוד. לדוגמה, אירוע רכב יוקרה עשוי להצליח יותר בסמיכות למגרש גולף או לקאנטרי קלאב, ותוכל לפרוס קבוצת רחוב במהלך האירוע כדי למשוך משתתפים לקידום שלך.
6. הכינו רשימה של בעיות פוטנציאליות לעובדי החברה
סיעור מוחות על כל בעיה אפשרית עם כל אחד מהם. האם יש כללים או תקנות עיר שעשויים להגביל את הפעילויות או הגדרת האירועים שלך?
לפני שתסיים משהו, ודא שאין אירועים מתחרים אחרים המתוכננים לאותו יום. שקול את כל החגים הקרובים, אירועי ספורט מקומיים או פעילויות אחרות שיכולות להסיט את תשומת הלב מאירוע השיווק שלך. מצד שני, שקול אם יש חג או התרחשות קרובים שעשויים לעזור למשוך אנשים נוספים לאירוע שלך.
